Archiviazione documentale Varese, la soluzione più adatta per le aziende del futuro
Come funziona l’archiviazione documentale a Varese e perché è la soluzione migliore per le aziende che guardano al futuro? Mai come oggi sentiamo parlare di tematiche green e importanti, come la sostenibilità ambientale. Contro lo spreco di carta, è ovviamente possibile optare per la digitalizzazione dell’archivio, che è un’opzione interessante e quanto mai moderna, dalle caratteristiche immediate.
Rispetto al passato, è indubbio che non siamo più abituati ad avere un archivio in ufficio, magari costantemente controllato o aggiornato. La maggior parte dei documenti vengono conservati sui nostri dispositivi tecnologici, come il PC, ma rimane un problema da risolvere: possiamo perderli, o magari avere un guasto improvviso.
A tal proposito, viene in aiuto una realtà: su www.sgaservice.com è possibile approfondire l’archiviazione documentale sia fisica che digitale a Varese, le tipologie e le modalità offerte.
Archiviazione documentale Varese, come funziona?
La prima cosa da fare è trovare un’azienda professionale che offra il servizio: in seguito, è possibile valutare le modalità. Per esempio, si può scegliere tra la digitalizzazione parziale o completa dell’archivio, oppure scegliere una soluzione ibrida più economica ed immediata ove si conserva l’archivio cartaceo presso un deposito in uno spazio dedicato e se ne richiede la consultazione qualora si abbia bisogno di un singolo documento (on demand).
I documenti possono essere conservati mediante l’indicizzazione e la digitalizzazione, che comunque avviene in modo preciso e sempre sulla base delle nostre esigenze. Grazie alla possibilità di informatizzare il patrimonio dei documenti cartacei si può liberare del posto in ufficio, ma anche essere certi di poter consultare l’archivio quando più lo si desidera o se ne ha bisogno. E non è poco.
Le caratteristiche di un archivio digitale
La tecnologia avanza, e così anche i servizi offerti, e non è sempre facile stare al passo. Le novità ci sono, e spesso si rincorrono in modo incontrollato che è impossibile rivoluzionare la gestione dell’azienda in breve tempo. Per fortuna, però, il progetto di archivio digitale è ormai abbastanza conosciuto. Le carte vengono raccolte in appositi DVD e ogni documento è fruibile via web nel momento in cui si ha bisogno di visionarlo, senza alcun limite.
Tra le caratteristiche del servizio, non possiamo non citare l’immediatezza, ma anche la sicurezza, un aspetto essenziale, dal momento in cui possiamo anche digitalizzare documenti di una certa rilevanza mediante l’implementazione di sistemi GED interni ed esterni con dematerializzazione permanente.
È interessante notare, inoltre, che il servizio proposto da Sga Service in particolare ben si presta alla protezione che ricerchiamo, poiché proteggono i sistemi con uno specifico piano di Disaster Recovery Policies, oltre alla sicurezza offerta per l’archiviazione cartacea, dal momento in cui sono presenti piani antincendio e antintrusione.
Archiviazione documentale digitale, tutti i vantaggi
Con il progetto di archiviazione digitale si va a sposare la cosiddetta trasformazione digitale, un tema quanto mai attuale. La tecnologia è un perno essenziale, che aiuta a ottimizzare il workflow documentale, oltre che i tempi. La conservazione dei documenti non può avvenire in modo approssimativo, ma deve essere ovviamente controllata, anche per evitare di perdere dei documenti importanti sul lungo termine.
La digitalizzazione degli archivi si presta in modo perfetto per le aziende che guardano al futuro, che mirano a sposare la filosofia green e che sostengono l’ambiente.
A chi è rivolta l’archiviazione digitale?
Dopo aver approfondito a grandi linee i vantaggi e le caratteristiche dell’archivio digitale, cerchiamo di comprendere a chi è rivolta: PMI, startup, ma anche grandi aziende, uffici pubblici o privati. Non c’è un limite in questo senso: tutti possono richiederla. Ormai, è chiaro che la tecnologia abbia assunto una maggiore importanza per l’ottimizzazione dei tempi e la gestione del workflow. Mediante l’archivio digitale, si compie di certo un enorme passo in avanti verso il futuro, combattendo lo spreco di carta e impostando l’ufficio in modo più ordinato.